Tempora Web Mobile – Geolocalizzazione della timbratura e dispositivi

L’applicazione web per smartphone di Tempora permette al dipendente di registrare la timbratura insieme alla posizione geografica da cui viene effettuata (geo-localizzazione).

La posizione viene rilevata utilizzando il servizio di geo-localizzazione del dispositivo in uso. Se il rilevamento della posizione non funziona, la prima cosa da verificare sono le impostazioni di geo-localizzazione e privacy dello smartphone.

Il problema più comune che si può verificare è che il servizio di geo-localizzazione sia stato disattivato dall’utente. La disattivazione può riguardare tutti i siti o solo l’applicazione web di Tempora.

La prima volta che viene effettuata la timbratura con geo-localizzazione, lo smartphone, prima di fornire i dati sulla posizione, chiede l’autorizzazione all’utente. Questa scelta viene memorizzata dal dispositivo e, se l’utente ha negato l’autorizzazione, l’applicazione web di Tempora non potrà rilevare la posizione.

In questo post vediamo come verificare se esiste il problema e come risolverlo.

Vediamo i due dispositivi più comuni, gli smartphone Android e iPhone.

 

Android

Per Android si può fare riferimento direttamente alla documentazione di Google a questa pagina.

I passaggi essenziali da seguire sono questi:

  • Aprire Google Chrome sullo smartphone Android
  • Aprire il menu di Google Chrome cliccando sull’icona formata da tre punti, in alto a destra
  • Selezionare “Impostazioni” e poi “Impostazioni sito” e infine “Posizione”
  • Verificare che l’impostazione generale “Posizione” sia abilitata
  • Nell’elenco dei siti selezionare, se presente, il sito www.temporasystem.com o m.temporasystem.com per modificarne le impostazioni e verificare che possa accedere alla posizione

 

iPhone

Seguire queste indicazioni:

  • Selezionare l’icona “Impostazioni”
  • Nell’elenco selezionare “Privacy” e poi “Localizzazione”
  • Verificare che l’impostazione generale “Localizzazione” sia attiva
  • Nell’elenco delle applicazioni selezionare “Siti web di Safari” e verificare che sia selezionato “Mentre usi l’app”.

Modulo progetti e note spese

Con il modulo progetti e spese è possibile inserire, o fare inserire direttamente ai dipendenti, le ore lavorate ripartite su diversi progetti e diversi clienti, e le note spese, allo scopo di poter elaborare questi dati in forma aggregata ed ottenerne esportazioni e stampe.

Menu del modulo progetti e note spesa

Anagrafica dei clienti

Progetti e Note spesa condividono l’anagrafica dei clienti.

L’anagrafica clienti è un semplice elenco di clienti, in cui per ogni cliente si può inserire una denominazione e un eventuale codice di riferimento.

Progetti

Anagrafica progetti: permette di gestire i progetti per i quali i dipendenti possono poi registrare i tempi lavorati.

Ogni progetto è definito da un codice e da un nome ed è assegnato a un cliente. È anche possibile indicare un cliente secondario.

Il progetto può essere impostato come “chiuso”, nel qual caso sarà escluso dagli elenchi dei progetti disponibili per la compilazione dei tempi di lavoro.

Perché sia possibile inserire i tempi lavorati di un dipendente su un progetto, bisogna assegnare il dipendente al progetto. Attivando l’opzione è opportuna nel “Centro notifiche” di Tempora è anche possibile far partire automaticamente una notifica e-mail per avvisare il dipendente che è stato assegnato a un progetto.

Anagrafica progetti

Da pagina di “Gestione tempi su progetti” si inseriscono i tempi lavorati di un cliente su uno o più progetti. La pagina permette di spostarsi tra le settimane inserendo una o più righe per ogni settimana, in cui inserire poi dati giornalieri di ore e ore straordinarie, accompagnate da eventuali annotazioni.

Inserimento tempi su progetti

La pagina di inserimento è accessibile all’ufficio del personale e ai dipendenti, che possono così inserire direttamente i tempi di lavoro, tramite il Portale Dipendenti.

Tempi su progetti: menu portale dipendenti

Una funzione di chiusura periodo permette di segnalare fino a quale data i tempi inseriti da un dipendente sono completi e definitivi. Una volta impostata la data di chiusura i dati non saranno più modificabili  fino a quella data. Naturalmente l’ufficio del personale può modificare liberamente la data di chiusura e i dati dei tempi.

Dalla pagina “Totali tempi su progetti” è infine possibile consultare e analizzare i dati raggruppati e filtrati per periodo, progetto, dipendenti, reparti e clienti. I dati ottenuti possono essere esportati o stampati.

Totali tempi su progetti

Note Spesa

Causali di spesa

Sono causali con cui contrassegnare le spese inserite. Ogni causale di spesa può essere collegata a una causale di tipo numerico non orario del cartellino, se si vogliono includere le spese inserite nella gestione del cartellino.

Causale di spesa

Note spesa

Permette di inserire le registrazioni di spesa. Ogni inserimento può essere collegato a un cliente, deve riportare una delle causali di spesa e può essere accompagnato da una descrizione.
I dati possono essere inseriti dall’ufficio del personale o direttamente dal dipendente che accede al Portale Dipendenti.

Inserimento spese

Ogni registrazione di spesa ha uno stato: Nuova, Approvata, Rifiutata. Solo l’ufficio del personale può gestire lo stato delle registrazioni.

È possibile impostare una data di chiusura per i dati considerati definitivi, in modo che il dipendente non possa più modificare i dati fino a quella data.

Totali note spesa

Come per i tempi su progetti, anche in questo caso è possibile analizzare, raggruppare, filtrare i dati inseriti per poi esportarli o stamparli.

Totali note spese

Nuove richieste dipendenti: richiesta libera e richiesta di annullamento

Abbiamo introdotto due nuovi tipi di richieste dipendenti.

Richiesta libera

Menu creazione richiesta libera

Permette al dipendente di inviare comunicazioni o richieste che non rientrano tra gli altri tipi di richieste: timbratura, permesse, straordinario).

È composta da una semplice nota scritta accompagnata eventualmente da informazioni di data e ora o di intervallo di tempo di tempo in giorni e ore.

Compilazione richiesta libera

Richiesta di annullamento

Permette al dipendente di richiedere l’annullamento di una precedente richiesta inviata e già approvata.

Per creare questo tipo di richiesta il dipendente deve prima selezionare la richiesta di cui vuole richiedere l’annullamento. Poi sceglie di creare la richiesta di annullamento dal menu di creazione nuove richieste:

Menu creazione richiesta di annullamento

L’utente che gestirà la richiesta di annullamento vedrà la nota scritta inserita dal dipendente e potrà aprire per consultazione la richiesta originaria, quella che verrebbe annullata approvando la nuova richiesta del dipendente.

Gestione richiesta di annullamento

Causale di timbratura per prenotazione mensa

Abbiamo introdotto il nuovo tipo di causale di timbratura “Prenotazione mensa”.
Questa causale permette di gestire una semplice prenotazione mensa anche ai clienti che non vogliono configurare un sistema dettagliato di prenotazione dei singoli piatti. Per il suo utilizzo è necessario disporre del modulo Mensa.
Configurando una causale di questo tipo è possibile registrare prenotazioni mensa usando il meccanismo comune delle causali di timbratura.

Esempio di utilizzo

Creare nel modulo Mensa le voci che si vogliono registrare quando verrà selezionata la causale.
Anche se è possibile gestire una selezione più dettagliata di diverse combinazioni di Categoria e Voce Mensa, è meglio limitare l’utilizzo di questo meccanismo alla generica prenotazione mensa, con cui il dipendente comunica che nella giornata utilizzerà il servizio mensa. A questo scopo basta creare due voci generiche.

Creare perciò una nuova Categoria Mensa denominata “PRENOTAZIONE” con codice timbratura “P”.

Creazione categoria mensa

Creare anche una Voce Mensa con nome “MENSA” e con codice timbratura “M”, assegnandola alla categoria “PRENOTAZIONE”

Creazione voce mensa

Creare infine una nuova causale con codice descrittivo “MENSA”, descrizione “PRENOTA MENSA” e tipo “Prenotazione mensa”, inserendo nel campo Parametri i codici della Categoria e della Voce Mensa precedentemente creati.

Creazione causale prenotazione mensa
In questo modo, dalla pagina delle Prenotazioni del modulo Mensa sarà possibile consultare l’elenco dei dipendenti che hanno timbrato con questa causale, in corrispondenza dei quali compariranno Categoria e Voce Mensa indicate nella configurazione della causale di timbratura.

Totalizzatori: formato centesimale e raggruppamento

Nella pagina dei risultati dei totalizzatori, come già in quella dei totali causali, sono ora disponibili la visualizzazione dei valori in formato centesimale e la funzione di raggruppamento per colonna.

Formato centesimale

Per cambiare il formato di visualizzazione dei valori, centesimale o sessagesimale, si deve selezionare l’impostazione corrispondente dalla casella a discesa:

Selezione formato centesimale totalizzatori

Raggruppamento

Per passare alla vista raggruppata bisogna usare il menu contestuale che apre con il clic destro su una intestazione di colonna:

Menu di raggruppamento totalizzatori

Selezionando la voce “Raggruppa per questa Colonna” i valori vengono raggruppati per la colonna su cui si è cliccato. Ad es. si può così raggruppare per dipendente o per tipo di totalizzatore.

Selezionando invece “Mostra Pannello di Raggruppamento” si apre un pannello da cui è possibile configurare in modo più dettagliato il raggruppamento. Dal pannello è possibile aggiungere o rimuovere colonne, trascinando l’intestazione di colonna nel pannello o fuori dal pannello, e modificarne l’ordinamento, cliccando sulle intestazioni di colonna già trascinate nel pannello.

Invio notifiche approvazioni richieste ai dipendenti

È ora possibile configurare Tempora per l’invio di notifiche e-mail ai dipendenti per informarli dell’esito di una loro richiesta.

Per abilitare la notifica bisogna aprire il centro notifiche nel menu dell’Azienda e porre la spunta sull’opzione “Abilita notifiche dipendenti”.

Centro notifiche Tempora

Perché la notifica venga inviata è anche necessario che nell’anagrafica del dipendente sia stata indicato un indirizzo e-mail valido.

L’invio della notifica al dipendente avviene poco dopo la definitiva approvazione (o rifiuto) della richiesta.

Nel caso in cui la notifica non risultasse ricevuta anche dopo un tempo prolungato, bisogna prima di tutto verificare la correttezza dell’indirizzo e-mail indicato nell’anagrafica del dipendente e poi controllare l’archivio spam del proprio programma di posta. Anche se l’invio avviene rispettando i criteri più aggiornati per l’affidabilità dei messaggi e-mail, può accadere che in alcuni casi le mail vengano considerate non sicure e inserite nell’archivio dello spam. In tal caso bisogna istruire il programma di posta perché consideri sicuro il mittente. La cosa più semplice di solito è aggiungere il mittente delle notifiche di Tempora all’elenco dei contatti noti.

Tempora PortalMobile – Geolocalizzazione delle timbrature di presenza

Da oggi, nell’applicazione web per smartphone di Tempora, sono disponibili le nuove funzioni di geolocalizzazione delle timbrature.

Per maggiori informazioni o per l’attivazione del servizio contattateci direttamente.

 

Nuova funzione di geolocalizzazione timbratura in Tempora PortalMobile

Geolocalizzazione delle timbrature di presenza dei dipendenti

Con questa versione dell’applicazione abbiamo introdotto la possibilità di geolocalizzare la timbratura del dipendente, cioè di rilevare e inviare insieme alla timbratura di presenza anche la posizione geografica in cui questa è avvenuta.

La funzione è stata realizzata in modo da rispettare le garanzie di privacy previste dalla normativa vigente. La rilevazione della posizione avviene solo al momento della timbratura e su esplicita indicazione di chi la sta effettuando.

Nella pagina di timbratura c’è ora un nuovo pulsante “Geolocalizza” per accedere alla rilevazione della posizione.

Nella pagina della timbratura, il pulsante 'geolocalizza' permette di rilevare la posizione del dipendente

 

Pagina della geolocalizzazione: una mappa mostra la posizione corrente e il dipendente deve confermarla.

Nella pagina della geolocalizzazione viene mostrata una mappa con la posizione attuale del dipendente, in base alle coordinate restituite dal suo smartphone.

Nel rispetto delle norme sulla privacy, al primo accesso a questa pagina il browser dello smartphone chiederà di autorizzare l’applicazione ad accedere ai dati della posizione. E’ una funzione incorporata in tutti i browser dai produttori dei sistemi per smartphone.

La posizione restituita dallo smarphone può essere più o meno precisa secondo le condizioni. In uno spazio aperto l’utilizzo del GPS restituirà una posizione precisa. In spazi chiusi o se lo smartphone non dispone di GPS, la posizione potrebbe essere meno precisa. Il dipendente deve perciò accettare come corretta la posizione con il pulsante “conferma posizione” visibile nell’immagine.

Le timbrature geolocalizzate saranno contrassegnate nell’elenco timbrature recenti con l’icona di un globo:

Timbratura geolocalizzata contrassegnata dall'icona di un globo

Da Tempora sarà infine possibile controllare la posizione delle timbrature geolocalizzate, sia all’interno dell’applicazione, sia consultando la posizione sulle mappe di Google o Bing.

Dal menu contestuale sulla timbratura è disponibile la nuova funzione “Mostra posizione”. La funzione sarà disponibile solo se la timbratura dispone delle informazioni di geolocalizzazione:

Nuova funzione "mostra posizione" timbratura in Tempora

La finestra che mostra la posizione della timbratura in Tempora.

Novità in Tempora: scrivi i tuoi commenti sulla giornata lavorata

Nella gestione delle giornate lavorate sul cartellino del dipendente, capita a volte che sia utile conservare memoria di particolari informazioni che spiegano il perché di una situazione insolita o delle ragioni per cui hai deciso, ad esempio, di gestire manualmente i risultati della giornata.

La cosa più comoda è poter memorizzare queste informazioni direttamente sulla giornata lavorata. Ora puoi farlo in modo molto semplice direttamente dalla scheda delle informazioni sulla stato della giornata.

Dalla finestra del cartellino, clicca con il pulsante destro del mouse sulla data di una giornata. Nel menu che viene visualizzato clicca sulla voce “Informazioni e gestione giornata…”:

Menu contestuale sulla giornata lavorata

Nella finestra delle informazioni è ora presente una casella per l’inserimento delle tue note. Cliccando su Ok le note vengono memorizzate sulla giornata. Così potrai tornare a consultarle quando vuoi, senza bisogno di tenere separatamente degli appunti sulle scelte fatte.

Finestra delle informazioni sulla giornata calcolata

PortalMobile – L’applicazione web mobile di Tempora è arrivata!

Da oggi è possibile accedere al portale per dipendenti e responsabili di Tempora anche dai dispositivi mobili: smartphone e tablet Apple, Android e non solo!

Per maggiori informazioni o per l’attivazione del servizio contattateci direttamente.

Tempora PortalMobile

Tecnologia web per il massimo dell’accessibilità

La versione mobile del portale dipendenti di Tempora è un’applicazione web pensata per funzionare sul numero più ampio possibile di dispositivi mobili, che si tratti di smartphone o tablet, di dispositivi Apple o Android e altri ancora, recenti e meno recenti.

Non sempre è possibile o opportuno dotare ogni lavoratore di uno smartphone aziendale. E infatti la cosidetta tendenza BYOD (Bring your own device) è in fforte crescita. Sempre più spesso i lavoratori utilizzano in azienda i propri dispositivi mobili e così non è possibile chiedere che abbiano tutti dispositivi dello stesso tipo o aggiornati agli ultimi modelli.

Tempora PortalMobile rende così possibile l’accesso alle funzioni del portale dipendenti e responsabili a una pluralità di dispositivi, superando i problemi di compatibilità.

Funzionalità presenti e future

Per la prima versione di Tempora PortalMobile abbiamo deciso di rendere anzitutto disponibile la funzionalità fondamentale di timbratura per i dipendenti, con o senza causale.

La prossima versione, attualmente in preparazione, renderà disponibili ai dipendenti le funzioni di inserimento delle richieste di timbratura, straordinari e permessi e, ai responsabili, le funzioni di consultazione e autorizzazione delle richieste dei dipendenti.

Le successive evoluzioni del prodotto dipenderanno anzitutto dalle valutazioni e richieste dei nostri clienti.

Accedere a Tempora PortalMobile

Per utilizzare Tempora PortalMobile sarà sufficiente indirizzare il browser del proprio dispositivo mobile all’indirizzo web dell’applicazione.

Il dipendente deve anzitutto autenticarsi. Per prima cosa deve indicare il dominio a cui vuole accedere: quello della propria azienda o gruppo o dello studio del personale di riferimento.

Selezione dominio azienda

Selezionato in questo modo il dominio, il dipendente dovrà inserire numero di badge e password. La password è obbligatoria, perciò andrà impostata nel profilo del dipendente.

Autenticazione del dipendente

Una volta eseguita l’autenticazione verrà presentata la pagina iniziale del portale. Alla base della pagina ci sono i pulsanti per accedere alle funzioni disponibili.

pulsanti

Non sarà necessario ripetere le operazioni di autenticazione ad ogni accesso. L’applicazione manterrà in memoria l’identità del dipendente, a meno che questi esca esplicitamente dall’applicazione, come mostrato più sotto.

Pagina informativa del dipendente

La prima pagina presentata al dipendente dopo l’accesso fornisce alcune informazioni di base: l’identità del dipendente autenticato e le ultime timbrature registrate da Tempora per il dipendente stesso.

Identità del dipendente e ultime timbrature

E’ possibile tornare in qualunque momento a questa pagina usando il pulsante evidenziato.

Timbratura

Per accedere alla funzione di timbratura, selezionare il pulsante corrispondente.

Dalla pagina di timbratura si può registrare immediatamente la semplice timbratura di entrata o uscita, oppure si può selezionare prima una causale da registrare insieme alla timbratura.

Registrazione timbratura di presenza

Selezionando la funzione per la scelta della causale viene presentato l’elenco delle causali.

Selezione della causale di timbratura

Una volta selezionata una causale verrà presentata di nuovo la pagina di timbratura con l’indicazione della causale selezionata. Registrando a questo punto l’entrata o l’uscita, la timbratura verrà registrata con la causale selezionata.

Timbratura di presenza con causale di timbratura selezionata

A registrazione della timbratura completata verrà mostrata la pagina informativa del dipendente aggiornata con la nuova timbratura.

Uscita dall’applicazione

Se il dispositivo mobile è utilizzato sempre dallo stesso dipendente, può non essere necessario uscire dall’applicazione. In questo modo l’applicazione sarà sempre pronta per l’utilizzo, senza richiedere l’inserimento dei dati di autenticazione.

Se invece il dispositivo è condiviso da più dipendenti, si consiglia ogni dipendente di uscire dall’applicazione usando il pulsante apposito.

Pulsante di uscita del dipendente

Salvo situazioni particolari, non dovrebbe invece essere mai necessario uscire dal dominio aziendale. E’ in ogni caso possibile usando il pulsante di uscita presente sulla pagina di autenticazione del dipendente.

Uscita dal dominio dell'azienda